Carta laboral en Colombia: qué debe decir, ejemplo y cómo pedirla

Qué es una carta laboral y cuándo es obligatoria

El artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo enumera las obligaciones especiales del empleador. Su numeral 7 dice que debe dar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en la que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado. Si te hicieron examen médico al ingreso o durante el trabajo, también puedes pedir el examen de egreso y su certificación.

Mientras el contrato sigue vigente, el Código no fija un plazo especial para la carta, pero la mayoría de las empresas la expiden en pocos días porque es un trámite de rutina. Si no responden, tienes las herramientas que verás más abajo.

No la confundas con una carta de recomendación: la recomendación la firma una persona y opina sobre tu desempeño, mientras que la certificación solo constata hechos del contrato. Para la primera, revisa nuestra guía de carta de recomendación laboral.

Qué datos debe tener

Si la carta es para un trámite que exige ingresos, como un crédito o una visa, pide expresamente que incluya el salario. Si es para un nuevo empleo, a veces sirve más que detalle tus funciones y logros.

Para qué trámites te la piden

• Créditos y tarjetas: el banco quiere confirmar que tienes ingresos estables. Suele pedir el salario, el tipo de contrato y una fecha de expedición reciente.
• Arriendos: la inmobiliaria o el propietario la usa para estudiar si puedes pagar el canon; a veces también llama al número que aparece en la carta para confirmarla.
• Visas y trámites consulares: los consulados piden pruebas de vínculo con el país y de ingresos. Revisa en la página oficial del consulado si exigen traducción o apostilla antes de pedirla.
• Nuevo empleo: la empresa que te va a contratar quiere verificar la experiencia que pusiste en tu hoja de vida. Aquí importan más el cargo, las funciones y las fechas que el salario.
• Concursos y convocatorias: muchas exigen certificaciones con fechas exactas de inicio y terminación para contar los meses de experiencia, así que revisa que no falte ninguna.

Como cada entidad pide algo distinto, lee primero los requisitos del trámite y pide la certificación con esos datos exactos. Así evitas volver a solicitarla dos veces y pierdes menos tiempo.

Ejemplo de carta laboral para adaptar

Este modelo sirve para un trabajador activo. Si ya te retiraste, cambia el segundo párrafo por «laboró en nuestra empresa desde el [fecha de ingreso] hasta el [fecha de retiro]» y usa el verbo en pasado.

Cómo pedir tu carta laboral

1. Escribe a talento humano o a tu jefe inmediato, por correo o por el canal interno de la empresa, para que quede constancia de la fecha.
2. Di para qué la necesitas. Una carta «con destino a» una entidad concreta evita que te la rechacen.
3. Indica qué datos necesitas: cargo, fechas, tipo de contrato y, si hace falta, salario.
4. Revísala al recibirla: nombre, cédula, fechas y firma. Pide la corrección si hay un error antes de entregarla: una fecha equivocada puede hacer que te rechacen un crédito o que no te cuenten meses de experiencia.

Si tu empleador no te la entrega

Si ya terminó tu contrato y la pediste, la empresa incumple una obligación especial del artículo 57. Si sigues trabajando y no responden, también puedes exigirla por escrito. Antes de escalar, confirma que tu solicitud llegó a la persona correcta: en empresas grandes la expide nómina o talento humano, no tu jefe directo, y a veces hay un formulario interno que la genera de forma automática. Estos son los pasos, de menor a mayor:

• Derecho de petición. La Ley 1755 de 2015 permite presentar peticiones ante organizaciones privadas para garantizar derechos fundamentales (artículo 32), con las reglas generales de la ley. Según esas reglas, las peticiones de documentos se resuelven, salvo norma especial, dentro de los 10 días siguientes a su recepción (artículo 14).
• Inspector de trabajo. Puedes acudir al Ministerio del Trabajo: línea gratuita nacional 01 8000 112518, en Bogotá 601 518 5830, o 120 desde celular.
• Prueba alternativa. Mientras tanto, guarda tu contrato, desprendibles de pago y correos: también sirven para demostrar el vínculo.

Para entender todas tus vías de reclamo, consulta nuestra guía de consultas al Ministerio de Trabajo.

Si fuiste independiente o no tienes empleador

Si trabajaste por prestación de servicios, pide al contratante una certificación con el objeto del contrato, las fechas y el valor. Además, tu historia laboral en el fondo de pensiones muestra los aportes que se hicieron a tu nombre. En Colpensiones puedes consultarla y descargarla en la sede electrónica con tu usuario, o pedirla en un punto de atención con tu documento de identidad.

Estas pruebas también te ayudan a armar una hoja de vida sólida. Sigue nuestra guía de cómo hacer una hoja de vida.

Nunca uses una carta laboral falsa

Comprar o fabricar una certificación para conseguir un crédito o un empleo sale caro. Presentar certificados falsos para ser admitido o para obtener un provecho indebido es justa causa de despido (artículo 62, literal A, numeral 1, del Código Sustantivo del Trabajo). Y falsificar un documento privado que pueda servir de prueba y usarlo se castiga con prisión de 16 a 108 meses (artículo 289 del Código Penal).

Ten en cuenta también tus datos personales: la carta tiene información tuya, y la Ley 1581 de 2012 exige autorización previa e informada del titular para tratarla (artículo 9). Por eso conviene que la carta indique a quién va dirigida. Si buscas un nuevo empleo con cartas reales en la mano, revisa las vacantes en TrabajoExpress.