Reglamento interno de trabajo en Colombia: guía para empresas tras la reforma
Reglamento interno de trabajo en Colombia es el conjunto de normas que fijan las condiciones a las que se sujetan la empresa y sus trabajadores: horarios, pagos, permisos, faltas, sanciones y reclamos (Código Sustantivo del Trabajo, artículo 104). Es obligatorio según el tamaño y la actividad de la empresa, y la reforma laboral de 2025 cambió el procedimiento disciplinario y la forma de publicarlo. Esta guía es para empresas: quién debe tenerlo, qué debe incluir, qué no puede decir y cómo adoptarlo.
En este artículo
- Quién debe tener reglamento interno de trabajo
- Qué debe contener el reglamento interno de trabajo en Colombia
- Modelo de índice para tu reglamento
- Qué no puede decir el reglamento
- Ejemplo: cuánto puede ser una multa
- Faltas graves y despido con justa causa
- El procedimiento disciplinario tras la reforma
- Plazo para actualizar el reglamento
- Cómo adoptar y publicar el reglamento
- El reglamento y el contrato de trabajo
- Errores frecuentes
- Preguntas frecuentes
Quién debe tener reglamento interno de trabajo
Según el artículo 105, debe tenerlo todo empleador que ocupe más de 5 trabajadores permanentes en empresas comerciales, más de 10 en industriales, más de 20 en agrícolas, ganaderas o forestales, y más de 10 en empresas mixtas. Aunque no estés obligado, tener un reglamento interno de trabajo en Colombia ordena la relación con tu equipo.
Qué debe contener el reglamento interno de trabajo en Colombia
| Tema | Qué debe regular |
|---|---|
| Empresa y lugares | El empleador y los establecimientos que cubre |
| Ingreso | Condiciones de admisión, aprendizaje, periodo de prueba y trabajadores ocasionales |
| Jornada | Horas de entrada y salida, turnos, comidas, descansos, horas extras y trabajo nocturno |
| Descansos y permisos | Días de descanso, vacaciones y permisos, como calamidad doméstica |
| Salario | Salario mínimo legal o convencional; lugar, día, hora y periodo de pago |
| Seguridad y salud | Servicios médicos, orden y seguridad, prevención de riesgos y primeros auxilios |
| Organización | Orden jerárquico y obligaciones y prohibiciones de ambas partes |
| Disciplina | Escala de faltas, procedimiento para comprobarlas y escala de sanciones |
| Reclamos | Ante quién se presentan y cómo se tramitan; asesoría del sindicato |
| Vigencia | Prestaciones adicionales, publicación y vigencia del reglamento |
Además, debe prever mecanismos de prevención del acoso laboral y un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para superarlo (Ley 1010 de 2006, artículo 9).
Modelo de índice para tu reglamento
Este índice sigue los 19 puntos del artículo 108. Úsalo como esqueleto y escribe en cada capítulo las reglas reales de tu empresa:
Capítulo 1. Empresa y lugares de trabajo que cubre el reglamento
Capítulo 2. Admisión de trabajadores, aprendices y periodo de prueba
Capítulo 3. Trabajadores accidentales o transitorios
Capítulo 4. Horario de trabajo, turnos, comidas y descansos
Capítulo 5. Horas extras y trabajo nocturno: autorización y pago
Capítulo 6. Días de descanso, vacaciones y permisos
Capítulo 7. Salario mínimo, lugar, día y periodo de pago
Capítulo 8. Servicios médicos, seguridad y prevención de riesgos
Capítulo 9. Orden jerárquico
Capítulo 10. Obligaciones y prohibiciones de la empresa y de los trabajadores
Capítulo 11. Escala de faltas, procedimiento disciplinario y sanciones
Capítulo 12. Prevención del acoso laboral
Capítulo 13. Reclamos: ante quién y cómo se tramitan
Capítulo 14. Prestaciones adicionales, si las hay
Capítulo 15. Publicación y vigencia
Las instrucciones técnicas o administrativas de cada cargo, como un manual de procesos, no van en el reglamento (artículo 110): déjalas en documentos aparte.
Qué no puede decir el reglamento
- Cláusulas que desmejoren las condiciones de la ley, los contratos o las convenciones: no producen efecto (artículo 109).
- Sanciones que afecten la dignidad o penas corporales (artículo 111).
- Suspensiones de más de 8 días la primera vez, o de más de 2 meses en caso de reincidencia (artículo 112).
- Multas por algo distinto a retrasos o faltas sin excusa, o de más de la quinta parte del salario de un día; lo recaudado va a premios para los trabajadores (artículo 113).
Ejemplo: cuánto puede ser una multa
Un trabajador gana $2.100.000 al mes, es decir, $70.000 por día. Si llega tarde sin excusa y el reglamento prevé multa, el máximo es la quinta parte de un día: $14.000. La empresa puede descontarla del salario y, además, no pagar el tiempo que no trabajó (artículo 113). Lo recaudado no es de la empresa: va a una cuenta especial para premios o regalos para los trabajadores.
Faltas graves y despido con justa causa
El reglamento también sirve para dejar claras las faltas graves. El artículo 62 cuenta como justa causa de despido cualquier falta grave calificada como tal en el reglamento, en el contrato o en una convención. Si el reglamento no la describe, después es más difícil probar que la conducta justificaba el despido, y la empresa termina pagando la indemnización de un despido sin justa causa.
Y al revés: la empresa no puede imponer sanciones que no estén previstas en el reglamento, el contrato, una convención o un fallo arbitral (artículo 114). Por eso vale la pena escribir la escala completa, de la llamada de atención a la suspensión.
El procedimiento disciplinario tras la reforma
- Comunicación formal de la apertura del proceso al trabajador.
- Indicación por escrito de los hechos, conductas u omisiones.
- Traslado de todas las pruebas.
- Un término de al menos 5 días para que el trabajador se defienda y aporte pruebas.
- Decisión motivada, con la causa específica.
- Sanción proporcional, si es el caso.
- Posibilidad de impugnar la decisión.
Así lo exige el artículo 115, reformado por la Ley 2466 de 2025, que además ordena respetar el debido proceso y permite hacerlo por medios digitales si el trabajador los tiene. Los empleadores del hogar y las empresas de menos de 10 trabajadores solo deben escuchar antes al trabajador sobre los hechos.
Plazo para actualizar el reglamento
La Ley 2466 de 2025 rige desde su promulgación, el 25 de junio de 2025, y ordenó actualizar el reglamento interno con el nuevo procedimiento disciplinario dentro de los 12 meses siguientes (parágrafo 4 del artículo 115). Si tu empresa aún no lo hizo, el plazo ya venció: actualízalo cuanto antes.
Cómo adoptar y publicar el reglamento
- Redáctalo con los puntos del artículo 108. El empleador puede hacerlo solo, salvo que un pacto, convención o fallo arbitral diga otra cosa (artículo 106).
- Infórmalo: publícalo en la cartelera de la empresa y comunica por circular interna su contenido y la fecha de aplicación (artículo 119).
- Atiende objeciones: el sindicato o los trabajadores tienen 15 días hábiles para pedir ajustes; si no hay acuerdo, el inspector del trabajo investiga y puede ordenar cambios.
- Publícalo: fija dos copias legibles en dos sitios distintos y ponlo en un medio virtual al que los trabajadores accedan en cualquier momento; también puedes subirlo a tu web o enviarlo por correo, dejando constancia (artículo 120).
Ya no hace falta que el Ministerio del Trabajo apruebe el reglamento: la Ley 1429 de 2010 cambió el trámite por el de publicación y objeciones.
El reglamento y el contrato de trabajo
El reglamento hace parte del contrato individual de cada trabajador del establecimiento, salvo pacto en contrario que solo puede ser favorable al trabajador (artículo 107). Por eso conviene mencionarlo en el contrato de trabajo y entregar una copia al contratar. Si usas periodo de prueba, regúlalo también en el reglamento; mira el periodo de prueba en contrato indefinido.
Errores frecuentes
- Copiar un modelo antiguo sin el procedimiento disciplinario de la Ley 2466 de 2025.
- Prever multas o suspensiones por encima de los límites de la ley.
- No publicarlo en dos sitios y en un medio virtual, o no informar la fecha de aplicación.
- Olvidar el procedimiento contra el acoso laboral.
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Publicar una vacantePreguntas frecuentes
¿Qué empresas deben tener reglamento interno de trabajo?
Las comerciales con más de 5 trabajadores permanentes, las industriales con más de 10, las agrícolas, ganaderas o forestales con más de 20 y las mixtas con más de 10 (artículo 105).
¿El Ministerio del Trabajo debe aprobar el reglamento?
No. Desde la Ley 1429 de 2010, la empresa lo publica e informa, y los trabajadores tienen 15 días hábiles para pedir ajustes; si no hay acuerdo, interviene el inspector del trabajo.
¿Cómo se publica el reglamento interno?
Con dos copias legibles en dos sitios distintos y en un medio virtual al que los trabajadores accedan en cualquier momento (artículo 120, reformado en 2025).
¿Hay que actualizar el reglamento por la reforma laboral?
Sí: la Ley 2466 de 2025 dio 12 meses desde su vigencia, el 25 de junio de 2025, para incluir el nuevo procedimiento disciplinario.
¿Cuánto puede ser una multa del reglamento?
Solo por retrasos o faltas sin excusa y nunca más de la quinta parte del salario de un día (artículo 113).
¿Se puede descontar una multa del salario?
Sí. El artículo 113 permite descontarla del salario, pero solo por retrasos o faltas sin excusa y hasta la quinta parte del salario de un día; el dinero se destina a premios o regalos para los trabajadores.
¿Qué pasa si sanciono algo que no está en el reglamento?
La sanción no es válida. El artículo 114 prohíbe imponer sanciones que no estén previstas en el reglamento, el contrato individual, una convención colectiva o un fallo arbitral.
¿Qué no debe incluir el reglamento?
Las reglas meramente técnicas o administrativas para ejecutar el trabajo, como los manuales de procesos, ni normas distintas de los puntos del artículo 108 (artículo 110).
¿El reglamento hace parte del contrato?
Sí, del contrato individual de cada trabajador del establecimiento, salvo pacto en contrario favorable al trabajador (artículo 107).
Fuentes oficiales
- Código Sustantivo del Trabajo, artículos 62 y 104 a 122 (texto vigente) · Régimen Legal de Bogotá, Secretaría Jurídica Distrital. Falta grave como justa causa, definición, obligación por tamaño, contenido, normas excluidas, cláusulas ineficaces, sanciones, sanciones no previstas, multas, procedimiento disciplinario, objeciones y publicación.
- Ley 2466 de 2025 (reforma laboral), artículos 7, 8 y 70 · Colpensiones, normativa. Nuevo procedimiento disciplinario, plazo de 12 meses para actualizar el reglamento, publicación virtual y vigencia desde el 25 de junio de 2025.
- Ley 1010 de 2006, artículo 9 · Colpensiones, normativa. Mecanismos de prevención del acoso laboral en los reglamentos de trabajo.
- Atención al ciudadano · Ministerio del Trabajo. Canales de consulta y la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control.
- Mi Calculadora · Ministerio del Trabajo. Herramienta oficial de estimativos laborales para empleadores y trabajadores.
- Decreto 1469 de 2025 (salario mínimo 2026) · Colpensiones, normativa. Salario mínimo legal vigente que el reglamento debe respetar.