Hoja de vida de Función Pública: cómo llenarla y registrarla en el SIGEP

Qué es y quién debe presentarla

Según el instructivo de Función Pública, todo aspirante a ocupar un cargo o empleo público, o a celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración, debe presentar ante la unidad de personal de la entidad (o la dependencia que haga sus veces) el Formato Único de Hoja de Vida, debidamente diligenciado y con la información completa. El formato se basa en las Leyes 190 de 1995, 489 y 443 de 1998.

Es distinto de tu hoja de vida libre: para una empresa privada puedes usar tu propio diseño, pero para el Estado se usa este formato. Si buscas trabajo en ambos sectores, ten las dos al día. Para la hoja de vida libre, revisa nuestra guía de cómo hacer hoja de vida.

Formato en papel o registro en el SIGEP II

• Formato único en PDF: lo descargas en la sección de descarga de formatos de Función Pública, lo llenas y lo entregas firmado en la entidad.
• SIGEP II: es el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público. Ahí registras tu hoja de vida en línea, con los soportes, y la entidad la aprueba.

Cuál usar lo decide la entidad que te va a vincular o contratar. Pregunta en su área de talento humano o de contratos antes de empezar. Aunque te pidan el registro en el SIGEP II, conviene llenar también el formato en papel como borrador: así reúnes fechas, cargos y soportes en un solo lugar y luego los copias sin errores en el sistema.

Cómo llenar el formato único paso a paso

El instructivo oficial pide escribir en letra imprenta y con tinta negra, poner las fechas en números arábigos y usar una hoja en blanco si te falta espacio. Las secciones son:

1. Datos personales: apellidos y nombres tal como aparecen en tu documento; tipo y número de documento (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte); sexo; nacionalidad; datos de la libreta militar; fecha y lugar de nacimiento, y dirección de correspondencia.
2. Formación académica: tu nivel de educación según las casillas del formulario y los idiomas distintos del español que hablas, lees y escribes.
3. Experiencia laboral: tus empleos o contratos de prestación de servicios en estricto orden cronológico, empezando por el más reciente.
4. Tiempo total de experiencia: en años y meses, según el tipo de ocupación.
5. Firma: escribes la ciudad y la fecha y firmas. Tu firma se hace bajo la gravedad del juramento.

La última casilla es de uso exclusivo de la entidad: el jefe de recursos humanos o de contratos certifica con su firma que verificó tu información frente a los soportes que presentaste.

Qué pide cada experiencia laboral

En el formato oficial, cada empleo o contrato ocupa un recuadro con estos campos, que conviene tener listos antes de empezar:

• Empresa o entidad, y si es pública o privada.
• País, departamento y municipio.
• Correo electrónico y teléfonos de la entidad.
• Fecha de ingreso y fecha de retiro.
• Cargo o contrato, dependencia y dirección.

Empieza por tu empleo o contrato actual y sigue hacia atrás. Si tienes más experiencias que recuadros, usa una hoja adicional, como permite el instructivo. Los teléfonos y correos sirven para que la entidad verifique, así que usa datos vigentes.

Cómo registrar tu hoja de vida en el SIGEP II

1. Pide a la entidad que te active: el área de talento humano activa a los servidores públicos y el jefe de contratos activa a los contratistas. Sin esa activación no puedes registrar tu hoja de vida.
2. Entra al SIGEP II con tu usuario y tu contraseña.
3. Abre «Mi Hoja de Vida» desde la pantalla principal.
4. Llena cada sección: datos personales, formación académica, idiomas, experiencia laboral y, si aplica, experiencia laboral docente.
5. Carga los soportes en PDF, como tu documento de identidad y, si la tienes, tu tarjeta profesional.
6. Guarda y espera la aprobación de talento humano o de contratos.

Según el instructivo, la casilla de libreta militar solo es obligatoria para los hombres. Al terminar puedes descargar tu hoja de vida en PDF desde el mismo sistema.

Hoja de vida de función pública para contratistas

Si vas a firmar un contrato de prestación de servicios con una entidad pública, también debes presentar el formato único. En el SIGEP II, quien te habilita es el jefe de contratos de la entidad, que activa a los contratistas para que puedan registrar su hoja de vida.

• Pide la activación apenas te confirmen el contrato: sin ella no podrás cargar tu información y el trámite se retrasa.
• Registra la experiencia de contratos anteriores con sus fechas exactas de inicio y terminación.
• Ten a mano tus certificados de contratos: la entidad los compara con lo que registras antes de aprobar.

Recuerda que, como contratista, no eres empleado: tus derechos y aportes dependen del contrato. Compara con un contrato laboral en nuestra guía de contrato de trabajo en Colombia.

Cómo actualizar tu hoja de vida en el SIGEP

Cada vez que termines un estudio, obtengas un título o cambies de empleo, actualiza tu hoja de vida en el SIGEP II: entras a «Mi Hoja de Vida», agregas el nuevo registro en la sección correspondiente con su soporte en PDF y guardas. La entidad revisa y aprueba la información que registras.

Si eres servidor público, en el SIGEP II también tendrás acceso al módulo de bienes y rentas, además de tu hoja de vida. Mantener ambos al día evita problemas en cualquier trámite con tu entidad.

Qué soportes necesitas tener listos

Escanea cada documento completo y legible, en archivos separados y con un nombre claro. La entidad compara lo que escribes con estos soportes antes de aprobar tu hoja de vida, así que cualquier diferencia de fechas o de cargos puede hacer que te la devuelvan.

Cómo calcular el tiempo total de experiencia

El formato pide el tiempo total de tu experiencia en años y meses. Para calcularlo, suma la duración de cada empleo o contrato con sus fechas exactas y no cuentes dos veces los periodos en que trabajaste en dos lugares a la vez. Si tienes experiencia en el sector público y en el privado, sepáralas como indique el formato.

La declaración de bienes y rentas

Si vas a posesionarte en un cargo, la hoja de vida no es el único formato. El artículo 13 de la Ley 190 de 1995 exige una declaración bajo juramento de tus bienes como requisito para la posesión y para desempeñar el cargo, que debes actualizar cada año y, en todo caso, al retirarte. Según el artículo 14, incluye como mínimo:

• Tu nombre completo, documento y domicilio, y los nombres y documentos de tu cónyuge o compañero permanente y de tus parientes en primer grado de consanguinidad.
• Tus ingresos del último año.
• Tus cuentas corrientes y de ahorros en Colombia y en el exterior, si las tienes.
• Tus deudas y obligaciones vigentes, y si eres socio de una sociedad o miembro de juntas o consejos directivos.

En el SIGEP II se diligencia en el módulo de bienes y rentas. Ten a mano tu último certificado de ingresos y los extractos de tus cuentas.

Si la información no es cierta: lo que dice la ley

El artículo 5 de la Ley 190 de 1995 es claro: si te nombran o te contratan sin cumplir los requisitos, se pide la revocación del nombramiento o la terminación del contrato en cuanto se advierta. Y si ocultaste información o aportaste documentos falsos, además de la responsabilidad penal o disciplinaria, quedas inhabilitado tres años para ejercer funciones públicas; la Corte Constitucional precisó, en la sentencia C-631 de 1996, que esa inhabilidad se impone mediante el proceso correspondiente.

Por eso conviene revisar cada fecha y cada cargo contra tus certificados antes de firmar o enviar.

No tienes que llevar el certificado judicial

El Decreto Ley 019 de 2012 suprimió el certificado judicial: nadie está obligado a presentar un documento de antecedentes judiciales para trámites con entidades públicas o privadas (artículo 93). La entidad que necesite conocerlos los consulta en línea en las bases de datos de la Policía Nacional (artículo 94). Si te lo exigen impreso, puedes recordarles esta norma.

Errores que retrasan tu vinculación o tu contrato

• Escribir tu nombre distinto a como aparece en tu documento de identidad.
• Desordenar la experiencia: va de la más reciente a la más antigua.
• Dejar fechas sin completar o escribirlas en letras en lugar de números.
• Cargar soportes ilegibles o que no coinciden con lo que escribiste.
• No firmar el formato en papel, o firmarlo sin revisar: firmas bajo juramento.
• Esperar a que la entidad lo haga por ti: la entidad te activa y aprueba, pero los datos y soportes los registras tú.

Si vas a concursar en la CNSC

Los concursos de méritos de la Comisión Nacional del Servicio Civil tienen su propio registro de hoja de vida en SIMO, distinto del SIGEP. Si quieres entrar a la carrera administrativa por concurso, revisa nuestra guía de CNSC SIMO.

Antes de radicar tu hoja de vida en una entidad, revisa que los datos coincidan con los soportes que adjuntas: fechas de grado, cargos y tiempos de experiencia. Una diferencia pequeña puede retrasar la verificación.

Guarda en una carpeta digital los certificados laborales y académicos en PDF, con nombres claros, para actualizarlos fácilmente cada vez que te postules a otro empleo público. Y revisa tu correo con frecuencia durante el proceso, porque por ahí suelen llegar las citaciones. Responde a tiempo.

Si eres docente, mira también cómo postularte a vacantes docentes. Si tienes dudas sobre el SIGEP II, Función Pública atiende en el correo [email protected] y en el chat de su asistente virtual. Mientras tanto, busca vacantes del sector privado en las ofertas de empleo en Colombia de TrabajoExpress y crea tu perfil gratis.