Reglamento interno de trabajo en Costa Rica: cómo hacerlo

Qué es el reglamento interno de trabajo

Según el criterio general del MTSS de 2024 (OFP-MTSS-DAJ-AER-123-2024), es un instrumento jurídico que elabora el patrono según los intereses de su empresa y la ley vigente. Puede incluir obligaciones, prohibiciones, beneficios, condiciones de trabajo, medidas técnicas y sanciones, siempre que no vayan contra el Código de Trabajo.

Para qué sirve: con y sin reglamento

Sin reglamento aprobado, la única base para sancionar es el Código: la amonestación por las prohibiciones del artículo 72 y el despido por las causas del artículo 81. No puedes aplicar suspensiones sin goce de salario. Con reglamento, sí, y también puedes ordenar incentivos como licencias por matrimonio o por muerte de un familiar, o más días de vacaciones.

Ojo con las «políticas internas»: según el MTSS, no pueden crear faltas ni sanciones nuevas. Si lo hacen, son ilegales; lo correcto es incluirlas en un reglamento aprobado (criterio DAJ-AE-77-10).

Qué debe contener

Además puede incluir reglas técnicas y administrativas, de higiene y seguridad y de primeros auxilios. Dos límites del artículo 68: no puedes descontar multas del salario, y la suspensión sin goce no puede pasar de ocho días ni aplicarse sin antes escuchar al trabajador y a los compañeros que él indique.

Cómo hacer y aprobar el reglamento interno de trabajo en Costa Rica

1. Redacta el reglamento con el contenido del artículo 68, sin rebajar derechos del Código.
2. Envía la solicitud al MTSS, Departamento de Asesoría Externa y Reglamentos, por correo electrónico: una nota firmada digitalmente por el representante (o con firma física autenticada por un abogado) con la razón social y cédula jurídica, ubicación y teléfonos, datos del apoderado, actividad económica, cantidad de hombres y mujeres que trabajan, y si es un reglamento nuevo o una reforma.
3. Completa el trámite en el sistema electrónico del MTSS con la clave que te asignan; un asesor lo revisa.
4. Divúlgalo: el reglamento rige 15 días después de colocarlo en dos de los sitios más visibles de cada centro de trabajo o de entregar un ejemplar físico o electrónico a cada trabajador.

El trámite se rige por el Decreto 36946-MTSS. Si tu empresa usa jornadas fraccionadas, debes aportar también una declaración jurada ante notario con los puestos y condiciones, según la página del trámite del MTSS.

Cuándo rige y cuándo pierde vigencia

• Rige 15 días después de colocar los carteles o entregar el ejemplar a cada trabajador (artículo 20 del Decreto 36946-MTSS, citado por el MTSS).
• Pierde vigencia si usas carteles y estos dejan de estar a la vista durante un mes, o cuando se exhibe por 15 días uno nuevo aprobado.
• Cada cambio también debe aprobarse y darse a conocer con 15 días de anticipación (artículo 67).

Ejemplo: de la aprobación a la primera sanción

1. El MTSS aprueba el reglamento de una tienda (artículo 67).
2. El 2 de noviembre de 2026 la tienda lo coloca en dos lugares visibles y entrega una copia a cada trabajador.
3. Entra en vigor el 17 de noviembre de 2026, quince días después de su publicación (artículo 67). Antes de esa fecha no se puede sancionar con base en él.
4. Caso: un trabajador acumula llegadas tarde. Si el reglamento contempla una suspensión sin goce para esa falta, antes de aplicarla la empresa tiene que oírlo, junto con los compañeros que él proponga, y la suspensión no puede superar 8 días (artículo 68).
5. Nunca puede descontarle una multa del salario: está prohibido (artículo 68).

Cualquier cambio o derogatoria del reglamento sigue el mismo camino: aprobación del MTSS, aviso con 15 días de anticipación y copia en lugares visibles (artículo 67).

Lo que ningún reglamento puede cambiar

Si un trabajador incurre en una de las prohibiciones del artículo 72, primero debe ser apercibido una vez; si reincide, el patrono puede despedirlo con justa causa (artículos 72 y 81, inciso i). Las ausencias sin permiso ni causa justificada durante 2 días seguidos o más de 2 alternos en el mismo mes son causa de despido según el Código, con o sin reglamento (artículo 81, inciso g).

Obligaciones del trabajador que el reglamento puede detallar

El artículo 71 ya obliga al trabajador a hacer su trabajo con cuidado y en la forma, tiempo y lugar convenidos; devolver los materiales no usados y cuidar las herramientas, sin responder por el desgaste normal ni por defectos de fabricación; guardar los secretos técnicos y comerciales; ayudar en caso de siniestro, y cumplir las medidas de seguridad. El reglamento puede precisar cómo se cumplen en cada puesto, pero no puede ir más allá de la ley.

Si eres trabajador: qué revisar

• Que esté aprobado por el MTSS y colocado en dos lugares visibles (artículo 67).
• Tu horario, los descansos, el tiempo para comer y el día y lugar de pago (artículo 68).
• Ante quién reclamar y cómo hacerlo (artículo 68, inciso f).
• Las faltas y sanciones: si te suspenden sin goce, debieron escucharte antes y la suspensión no puede pasar de 8 días.

Hostigamiento sexual: una política aparte

Según el MTSS, toda empresa debe tener una política contra el hostigamiento sexual con un procedimiento para recibir y tramitar denuncias, una comisión investigadora y un plazo máximo de tres meses para resolver. En el sector privado, el patrono debe informar las denuncias a la Dirección Nacional de Inspección del MTSS. El MTSS publica reglamentos internos y de acoso sexual ya aprobados que sirven de referencia.

Errores frecuentes

• Aplicar un reglamento sin aprobar: no sirve para suspender sin goce de salario.
• Descontar multas del salario: está prohibido (artículo 68).
• Suspender más de ocho días o sin escuchar antes al trabajador.
• No exhibirlo ni entregarlo: sin divulgación no rige.
• Rebajar derechos del Código, como vacaciones o horas extra: esas cláusulas no valen.

Revisa también el contrato de trabajo en Costa Rica y las reglas de horas extras en feriado (Costa Rica). ¿Buscas personal? En TrabajoExpress puedes publicar tus vacantes y recibir candidatos de todo el país.